Auto-Sunin asiakasrekisterin tietosuojakäytäntö

Tietosuojakäytännössä kuvataan, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla Auto-Suni kerää ja käsittelee henkilötietoja. Tahtotilamme on kertoa tietojen käsittelystä avoimesti, kattavasti ja helposti ymmärrettävällä tavalla. Tässä selosteessa rekisterinpitäjällä tarkoitetaan Auto-Suni Oy:tä ja rekisteröidyllä henkilöä, jonka tietoja käsitellään asiakasrekisterissä.

 

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen ylläpito sekä liiketoiminnan kehittäminen. Henkilöstä tulee rekisteröity, jos hän tekee ostoksen rekisterinpitäjältä, pyytää tarjouksen, varaa koeajon tai asioi rekisterinpitäjän kanssa muulla tavalla. Auto-Sunin nettisivustojen (www.auto-suni.fi ja www.kumppani.fi) kävijöistä kerätään evästeiden avulla tietoja tilastointitarkoituksessa, asiakasta mahdollisesti kiinnostavan sisällön tarjoamiseksi, markkinoinnin tehokkuuden mittaamiseksi ja sivuston toiminnan optimoimiseksi.

 

2. Tietojen käsittelyn perusteet

Henkilötietojen käsittelyn perusteena voi olla asiakassuhteen kautta muodostunut rekisterinpitäjän oikeutettu etu, asiakkaan tekemä sopimus tai lakisääteinen velvoite. Sähköinen suoramarkkinointi perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

 

3. Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään mm. myymälässä asioinnin yhteydessä, nettisivuilta lähetettyjen lomakkeiden ja nettisivujen chat palvelun kautta, puhelimitse ja sähköpostitse. Nettisivujen kävijöistä kerätään tietoja evästeiden avulla. Tietoja kerätään myös TraFin ajoneuvorekisteristä silloin kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välille on muodostunut asiakassuhde. TraFin ajoneuvorekisteristä saadaan ajoneuvon rekisterinumeron perusteella ajoneuvon tekniset tiedot sekä omistajien ja haltijoiden nimet ja osoitteet.

 

4. Rekisterin tietosisältö

Keräämme rekisteröidyistä asioinnin ja yhteydenpidon kannalta oleelliset tiedot kuten nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite sekä muut asiakkaan antamat tiedot. Henkilötunnusta käsittelemme jos asiakas maksaa ostoksensa laskulla tai luotolla, tilaa autoonsa uuden avaimen, tekee auton tilaussopimuksen tai koeajovarauksen ja muissa lain sallimissa tilanteissa. Koeajovarauksen yhteydessä tarkistamme ajo-oikeuden. Lisäksi autokaupan yhteydessä käsittelemme tarkempia tunnistetietoja voimassa olevan lainsäädännön (esim. ns. rahanpesulaki 444/2017) mukaisesti. Asioinnista kertyy tapahtumahistoriaa joka on yhdistettävissä asiakkaaseen.

 

5. Tietojen säilyttämisaika

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kun se on tarpeellista tietosuojakäytännössä määriteltyihin tarkoituksiin. Henkilötiedot poistetaan aikaisintaan lakisääteisen säilytysajan päätyttyä. Pääsääntöisesti henkilötietoja säilytetään viimeisimmästä ostotapahtumasta lukien 8 vuotta. Jos asiointiin ei liity ostotapahtumaa (esim. rekisteröity on käynyt vain koeajolla tai pyytänyt tarjouksen), tietoja säilytetään 4 vuotta. Henkilötietojen säilyttämisen tarpeita arvioidaan säännöllisesti.

 

6. Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille

Jos asiakkaan yhteydenotto johtaa tilaukseen, voimme luovuttaa asiakkaan tiedot ajoneuvon maahantuojalle ja tehtaalle, siltä osin kun se on tarpeellista tilauksen toimittamiseksi ja asiakastyytyväisyyskyselyn tekemiseksi. Luovutamme tietoja TraFille sekä ajoneuvovakuutusyhtiöille auton rekisteröintiä varten sekä asiakkaan valitsemalle rahoitusyhtiölle rahoitussopimuksen käsittelyä varten. Voimme luovuttaa tietoja rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille tässä selosteessa mainittuihin tarkoituksiin. Emme luovuta henkilötietoja muille rekisterinpitäjille ilman asiakkaan suostumusta, ellei laki tai viranomainen toisin määrää.

 

7. Tietojen luovuttaminen EU- tai ETA -alueen ulkopuolelle

Emme luovuta henkilötietoja EU- tai ETA -alueen ulkopuolelle.

 

8. Tietojen suojaaminen

Tietoja suojataan useilla menetelmillä kuten palomuureilla, rajoitetuilla käyttöoikeuksilla sekä tilojen vartioinnilla. Nettisivujemme liikenne selaimen ja palvelimen välillä on salattu varmenteen avulla. Käyttämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita, jotka ovat sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja luottamuksellisesti. Listaus alihankkijoista on saatavissa rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä. Alihankkijoiden tietojen käsittely perustuu kirjallisiin sopimuksiin, jotka voidaan purkaa, jos alihankkija rikkoo luottamuksellisuutta. Rekisterinpitäjä vastaa alihankkijoidensa tietojen käsittelystä kuten omastaan. Tietoja käsittelevät vain työntekijät, joiden on työtehtäviensä perusteella tarpeen päästä tietoihin. Tietoja käsitellään vain silloin kun se on tarpeen tässä selosteessa mainittuihin tarkoituksiin.

 

9. Asiakkaan oikeudet

Asiakkaalla on tietosuoja-asetukseen (EU 2016/679) sekä muuhun lainsäädäntöön perustuvat oikeudet:

– Oikeus vastaanottaa asiakasta koskevat henkilötiedot esim. tietojen tarkastamiseksi tai siirtämiseksi toiseen rekisteriin.
– Oikeus vaatia asiakasta koskevien virheellisten tietojen korjaamista.
– Oikeus sallia ja kieltää sähköinen suoramarkkinointi.
– Oikeus muuttaa muita henkilötietojen käsittelyn suostumuksia.
– Oikeus rajoittaa, vastustaa ja estää tietojensa käsittelyä.
– Oikeus tulla unohdetuksi.
– Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
– Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisterinpitäjä voi rajoittaa asiakkaan pyyntöä siltä osin kun asiakkaan oikeudet ovat ristiriidassa rekisterinpitäjälle laissa määrättyjen velvoitteiden kanssa. Mikäli asiakas haluaa käyttää yllä olevia oikeuksiaan, hänen tulee olla kirjallisesti yhteydessä kohdassa 10 mainittuun yhteyshenkilöön.

 

10. Yhteystiedot tietosuojakäytäntöä koskevissa asioissa

Rekisterinpitäjä: Auto-Suni Oy, Harapaisentie 2, 53500 Lappeenranta. Puh. 0207 694 600 (vaihde), info@auto-suni.fi
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Jaakko Kokkola, puh. 040 840 2703, tietosuoja@auto-suni.fi

back-to-top-nuoli-icon-btn yhteydenotto-icon-btn