Auto-Sunin asiakasrekisterin tietosuojakäytäntö

Tietosuojakäytännössä kuvataan, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla Auto-Suni kerää ja käsittelee henkilötietoja. Tahtotilamme on kertoa tietojen käsittelystä avoimesti, kattavasti ja helposti ymmärrettävällä tavalla. Tässä selosteessa rekisterinpitäjällä tarkoitetaan Auto-Suni Oy:tä ja rekisteröidyllä henkilöä, jonka tietoja käsitellään asiakasrekisterissä.

 

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen ylläpito, markkinointi, palvelun laadun valvonta sekä liiketoiminnan kehittäminen. Henkilöstä tulee rekisteröity, jos henkilö tekee ostoksen rekisterinpitäjältä, pyytää tarjouksen, varaa koeajon, liittyy postituslistalle tai asioi rekisterinpitäjän kanssa muulla tavalla.

Rekisteröidylle voidaan lähettää asioinnin jälkeen asiakastyytyväisyyskysely tekstiviestillä ja/tai sähköpostitse.

Auto-Sunin nettisivustojen (www.auto-suni.fi ja www.kumppani.fi) kävijöistä kerätään evästeiden avulla tietoja tilastointitarkoituksessa, asiakasta mahdollisesti kiinnostavan sisällön tarjoamiseksi, markkinoinnin tehokkuuden mittaamiseksi ja sivuston toiminnan optimoimiseksi.

 

2. Tietojen käsittelyn perusteet

Henkilötietojen käsittelyn perusteena voi olla asiakassuhteen kautta muodostunut rekisterinpitäjän oikeutettu etu, asiakkaan tekemä sopimus tai lakisääteinen velvoite. Sähköinen suoramarkkinointi perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

 

3. Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään mm. myymälässä asioinnin yhteydessä, rekisterinpitäjän nettisivuilta lähetettyjen lomakkeiden kautta, puhelimitse ja sähköpostitse. Nettisivujen kävijöistä kerätään tietoja evästeiden avulla. Henkilötietoja saadaan myös seuraavista lähteistä:
– TrafiComin ajoneuvorekisteri silloin kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välille on muodostunut asiakassuhde. Ajoneuvorekisteristä saadaan rekisterinumeron perusteella ajoneuvon tekniset tiedot sekä omistajien ja haltijoiden nimet ja osoitteet.
– Rekisterinpitäjän edustamien automerkkien maahantuojat. Tietoja saadaan mm. nettisivujen lomakkeilta ja chat-palveluista.
– Rekisterinpitäjän edustamien automerkkien valmistajat. Tietoja saadaan mm. ajoneuvojen lähettämien huoltopyyntöjen kautta.
– Autoalan nettisivustoilta (esim. nettiauto.fi, autotalli.fi ja tori.fi) lähetetyt lomakkeet
– Rahoitusyhtiöiden nettisivustoilta (esim. autonostajanapuri.fi) lähetetyt lomakkeet

 

4. Rekisterin tietosisältö

Keräämme rekisteröidyistä asioinnin ja yhteydenpidon kannalta oleelliset tiedot kuten nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, sähköisen suoramarkkinoinnin suostumustiedot sekä muut asiakkaan antamat tiedot. Henkilötunnusta käsittelemme jos asiakas maksaa ostoksensa laskulla tai luotolla, hakee rahoituspäätöstä, tilaa autoonsa uuden avaimen, tekee auton tilaussopimuksen tai koeajovarauksen ja muissa lain sallimissa tilanteissa. Koeajovarauksen yhteydessä tarkistamme ajo-oikeuden.

Asiakkaan hakiessa alustavaa rahoituspäätöstä nettisivujemme lomakkeella käsittelemme edellä mainittujen tietojen lisäksi seuraavia tietoja: Henkilötunnus, työsuhteen tyyppi, ammatti, työnantaja, asumismuoto, siviilisääty, asevelvollisuuden suorittaminen, onko hakijalla ajokortti ja onko hakija poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö.

Autokaupan yhteydessä käsittelemme tarkempia tunnistetietoja voimassa olevan lainsäädännön (esim. ns. rahanpesulaki 444/2017) mukaisesti. Asioinnista kertyy tapahtumahistoriaa joka on yhdistettävissä asiakkaaseen.

 

5. Tietojen säilyttämisaika

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kun se on tarpeellista tietosuojakäytännössä määriteltyihin tarkoituksiin. Henkilötiedot poistetaan aikaisintaan lakisääteisen säilytysajan päätyttyä. Pääsääntöisesti henkilötietoja säilytetään viimeisimmästä ostotapahtumasta lukien 8 vuotta. Jos asiointiin ei liity ostotapahtumaa (esim. rekisteröity on käynyt vain koeajolla tai pyytänyt tarjouksen), tietoja säilytetään 4 vuotta. Henkilötietojen säilyttämisen tarpeita arvioidaan säännöllisesti.

 

6. Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille

Jos asiakkaan yhteydenotto johtaa tilaukseen, voimme luovuttaa asiakkaan tiedot ajoneuvon maahantuojalle ja tehtaalle, siltä osin kun se on tarpeellista tilauksen toimittamiseksi ja asiakastyytyväisyyskyselyn tekemiseksi. Luovutamme tietoja TraFiComille sekä ajoneuvovakuutusyhtiöille auton rekisteröintiä varten sekä asiakkaan valitsemalle rahoitusyhtiölle rahoitussopimuksen käsittelyä varten.

Asiakkaan hakiessa alustavaa rahoituspäätöstä nettisivuillamme luovutamme lomakkeella annetut tiedot rekisterinpitäjän valitsemille rahoitusyhtiöille rahoituspäätöksen saamiseksi. Jotkut rahoitusyhtiöt voivat käyttää automaattista päätöksentekoa tehdessään luottopäätöstä.

Voimme luovuttaa tietoja rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille tässä selosteessa mainittuihin tarkoituksiin.

Voimme luovuttaa tietoja viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi.

 

7. Tietojen luovuttaminen EU- tai ETA -alueen ulkopuolelle

Emme luovuta henkilötietoja EU- tai ETA -alueen ulkopuolelle.

 

8. Tietojen suojaaminen

Tietoja suojataan useilla menetelmillä kuten palomuureilla, rajoitetuilla käyttöoikeuksilla sekä tilojen vartioinnilla. Nettisivujemme liikenne selaimen ja palvelimen välillä on salattu varmenteen avulla. Käyttämme henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita, jotka ovat sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja luottamuksellisesti. Listaus alihankkijoista on saatavissa rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä. Alihankkijoiden tietojen käsittely perustuu kirjallisiin sopimuksiin, jotka voidaan purkaa, jos alihankkija rikkoo luottamuksellisuutta. Rekisterinpitäjä vastaa alihankkijoidensa tietojen käsittelystä kuten omastaan. Tietoja käsittelevät vain työntekijät, joiden on työtehtäviensä perusteella tarpeen päästä tietoihin. Tietoja käsitellään vain silloin kun se on tarpeen tässä selosteessa mainittuihin tarkoituksiin.

 

9. Asiakkaan oikeudet

Asiakkaalla on tietosuoja-asetukseen (EU 2016/679) sekä muuhun lainsäädäntöön perustuvat oikeudet:

– Oikeus vastaanottaa asiakasta koskevat henkilötiedot esim. tietojen tarkastamiseksi tai siirtämiseksi toiseen rekisteriin.
– Oikeus vaatia asiakasta koskevien virheellisten tietojen korjaamista.
– Oikeus sallia ja kieltää sähköinen suoramarkkinointi.
– Oikeus muuttaa muita henkilötietojen käsittelyn suostumuksia.
– Oikeus rajoittaa, vastustaa ja estää tietojensa käsittelyä.
– Oikeus tulla unohdetuksi.
– Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
– Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisterinpitäjä voi rajoittaa asiakkaan pyyntöä siltä osin kun asiakkaan oikeudet ovat ristiriidassa rekisterinpitäjälle laissa määrättyjen velvoitteiden kanssa. Mikäli asiakas haluaa käyttää yllä olevia oikeuksiaan, hänen tulee olla kirjallisesti yhteydessä kohdassa 10 mainittuun yhteyshenkilöön.

 

10. Yhteystiedot tietosuojakäytäntöä koskevissa asioissa

Rekisterinpitäjä: Auto-Suni Oy, Harapaisentie 2, 53500 Lappeenranta. Puh. 0300 870 250 (vaihde), info@auto-suni.fi
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Jaakko Kokkola, puh. 040 840 2703, tietosuoja@auto-suni.fi

back-to-top-nuoli-icon-btn yhteydenotto-icon-btn